No es lo mismo

Trataré de explicar de la forma más clara y menos aburrida posible que, tal como dice el título, archivos, bibliotecas, colecciones (y centros de documentación) no son lo mismo aunque puedan tener puntos en común.

Comencemos por repasar lo que es un ARCHIVO y para ello recurro a la definición de la R.A.E: 1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades (De la ordenación, u organización, nos ocuparemos en la próxima entrega)
También nuestra ilustre Academia recoge esa idea de involuntariedad de la que había hablado. El documento es un “efecto secundario” de la actividad que se realiza. Cuando compro una vivienda, mi objetivo y mi voluntad está en la adquisición del piso (actividad) no en la escritura de compraventa (documento producido)

Recurramos de nuevo a la R.A.E. para ver las definiciones de COLECCIÓN: 1. f. Conjunto ordenado de cosas, por lo común de una misma clase y reunidas por su especial interés o valor. Colección de escritos, de medallas, de mapa
Y BIBLIOTECA: 1. f: Institución cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación, estudio y exposición de libros y documento
Si nos fijamos en los verbos que emplea en ambas definiciones – reunir, para la colección y adquirir,para las bibliotecas- vemos que ambos indican voluntad. Decido comprar este libro, esa fotografía o aquel mapa.

He aquí la primera y más importante diferencia entre archivos, bibliotecas y colecciones (podemos incluir los centros de documentación). En el caso del documento el objetivo de la persona es la actividad X, (por eso se habla del principio de espontaneidad). Por el contrario, en las bibliotecas y colecciones el objetivo es el propio libro, mapa, fotografía o elemento sobre el que verse la colección.

Otra diferencia que me parece fundamental es la forma en que la información está contenida en uno u otro lugar. Quiero hacer hincapié en ello porque es un problema al que me enfrento con frecuencia.
Buscando la forma de explicárselo a unos chavales del instituto que visitaban el archivo, se me ocurrió recurrir a un ejemplo culinario. Les dije:
"imaginaros que queréis comer bizcocho y venís aquí en busca de él. Lo que os encontraríais sería el azúcar, los huevos, la harina, …. Los ingredientes para elaborarlo y seríais vosotros quienes tendríais que hacerlo. "
Siguiendo con el ejemplo del bizcocho, (que representa la información que estamos buscando) en la biblioteca encontraríamos el bizcocho entero y tendríamos que partirlo en rebanadas para poder comer las que quisiéramos. Por su parte, en el centro de documentación, nos encontraríamos con que el bizcocho no solo está ya hecho sino además troceado con lo que podemos elegir la rebanada que más nos guste (o interese)
Como no quiero resultar pesada aquí lo dejo. Espero que os hayan quedado claras que NO ES LO MISMO un archivo, que una biblioteca, una colección o un centro de documentación.

(Imagen tomada de aquí)