Los archivos del Muro (Choque de Reyes) II

  Para quienes no hayan leído la saga de George R.R. Martin les diré que aunque literatura fantástica está ambientada en un mundo medieval. De ahí, que medieval sea también el archivo que nos presenta en Choque de Reyes.

  Hasta entrado el S.XX las estanterías de los archivos eran de madera; muchas veces, de gran altura (hasta doble piso) y de pasillos estrechos ( me viene a la mente el archivo que Saramago nos describe en Todos los nombre). Por otra parte, los documentos se encuadernaban para facilitar la protección de los mismos y su accesibilidad (ejemplos de lo que señalo son los protocolos notariales)

El aire olía a papel, a polvo y a siglos. Ante él se alzaban estanterías de madera cuyas cimas se perdían en la penumbra, abarrotadas de volúmenes encuadernados en cuero y antiguos pergaminos

En más de una ocasión he hablado en Maldito Karma de la necesidad de organizar los documentos (sea cual sea el soporte) para facilitar el acceso a la información que contienen.

… Esto es un caos. Pero yo podría poner orden, estoy seguro, aunque claro, me llevaría un tiempo

  En el texto también encontramos referencia a los tipos documentales y a la información (sin elabora, o primaria como decimos nosotros)

-Éste no hace falta que se molesten en copiarlo. Veintitrés barriles de bacalao en escabeche, dieciocho jarras de aceite de pescado, un tonel de sal …

-Un inventario –señaló Sam-. O tal vez una factura de compra.

-¿A quién le importa cuánto bacalao en escabeche se comía hace seiscientos años? -preguntó Jon.

-A mí.- Con todo cuidado, Sam volvió a poner en el cubo el pergamino que Jon había cogido-. De este tipo de documentos contables se puede aprender mucho, en serio: cuántos hombres había entonces en la Guardia de la Noche, cómo vivían, qué comían…

  Aunque de forma indirecta hace mención a los cartularios, libros o pergaminos o pergaminos en que se transcribían documentos originales relativos a fundaciones, derechos, privilegios, etc.

Antes, los libros importantes se copiaban cada vez que hacía falta. Seguro que los más antiguos se han copiado medio centenar de veces.

  Las crónicas (históricas) fueron escritas como testimonio de los hechos acontecidos de lso que el autor ha sido testigo o ha tenido conocimiento directo. Como ejemplo podemos citar desde la Historia de Herodoto –a quien se considera padre de la historiografía- a las Crónicas Albeldense y Rotense, o el Libro de la Regla Colorada. En esta última se transcriben documentos (las copias a las que se refiere Sama ellos para conocer la historia de Asturias.
  Pero en el texto aparecen ya desde el principio tópicos muy extendidos sobre los archivos: El polvo “El aire olía a papel, a polvo y a siglos” que aparece desde el principio y el espíritu Gollum:–Sam usa precisamente la palabra tesoro “ Esta cripta es un tesoro, Jon” -

  ¿Quién iba a esperar que un fragmento de literatura fantástica  permitiera aprender tanto sobre archivos medievales y fuentes para la historia?

Errores frecuentes

Aunque los archivos van ganando cada vez más visibilidad, siguen existiendo muchos errores y tópicos en torno a ellos. Se me ha ocurrido enumerar (y rebatir)  algunos de los más comunes.

1. Uno de los primeros y más frecuentes es considerar que archivos y bibliotecas vienen a ser lo mismo. Aquí decía que No es lo mismo.

2. Equiparar el documento de archivo al documento en papel. Eso lleva a considerar que la implantación de la administración electrónica implica la desaparición de la figura del archivero. Todo lo contrario, tal como comentaba en ¿En peligro de Extinción?

3. Otro error con el que me he encontrado en más de una ocasión –hace unos meses la entonces auxiliar del archivo, me preguntaba sobre ello- es confundir la clasificación con la instalación de los fondos en el depósito. La próxima entrada del blog estará dedicada a este asunto.

4. El archivo es solo para los investigadores. Es curioso que se tenga esa percepción cuando los hechos (o las estadísticas) demuestran que un porcentaje importante de los usuarios de los archivos municipales (y de muchos históricos) lo son por motivos legales o administrativos.

5. La imagen que se tiene de los archiveros también es completamente equivocada; llena de tópicos, como señalaba en Así somos, así nos ven. Se nos ve un poco como a Gollum en  El señor de los anillos; encerrados en sótanos, encorvados sobre “papeles”” y que no queremos compartir con nadie y anclados en el pasado. Nada más alejado de la verdad, el sentido del trabajo del archivero es precisamente el facilitar el acceso a esos documentos para que puedan cumplir su función.

6. Otro error con el que me he encontrado frecuentemente es el convencimiento de muchos usuarios de que la información que buscan está “perfectamente envasada” esperando por ellos; al contrario, no solo no está elaborada -vuelvo al ejemplo que citaba en No es lo mismo,- sino que hay que revisar y consultar muchos documentos para encontrar lo que necesitamos y separar el grano de la paja.

No son estos los únicos errores y tópicos relacionados con el mundo de los archivos pero tampoco se trata de hacer una recopilación exhaustiva. Otro día volveremos sobre ello.

Perdiendo los papeles

Es difícil escribir con sencillez y amenidad sobre cuestiones “técnicas” relacionadas con los archivos; probablemente por ello llevo casi desde el inicio del blog sin hacerlo. No quiero demorarlo más y hoy voy a hablar sobre algo que es la base sobre la que se asienta cualquier archivo (o proyecto de gestión documental) La organización

El diccionario de la R.A.E. define organización como: 1. Acción y efecto de organizar u organizarse 3. Disposición, arreglo, orden. Es por esta segunda acepción por la que normalmente hablamos de “ordenar papeles” cuando en realidad nos referimos a organizarlos o clasificarlos.

Es un error común pensar que la documentación en el archivo se organiza por materias, al estilo de las bibliotecas. A las diferencias entre ellas y los archivos de las que habíamos hablado añadimos una nueva: bibliotecas y centros de documentación se organizan según un sistema de clasificación predefinido la Clasificación Decimal Universal en las bibliotecas o los thesauros en los centros de documentación-

En los archivos el sistema de clasificación se crea a “posteriori”, tras estudiar la documentación y teniendo en cuenta los principios de procedencia (quien genera el documento) y el respeto al orden original (la forma en que se crean). Es el archivo quien manda; tenemos que escucharle. Digamos que el cuadro de clasificación es como el mapa que nos permite orientarnos en el territorio que son los fondos documentales.

¿Qué requisitos debe tener el sistema de clasificación? Debe ser estable, no podemos estar cambiando continuamente el criterio pues eso llevaría a confusión o pérdidas de documentación; debe ser objetivo -no se trata de que implante un sistema creado por mí que el resto desconoce y tan solo yo sé manejar. Debe ser accesible, para que cualquiera persona pueda manejarlo. Siempre pongo el ejemplo de la guía telefónica; todos la sabemos manejar porque cumple los requisitos antedichos.

Al pensar en los criterios de clasificación debemos buscar además un sistema que nos facilite disponer con rapidez de la documentación y tener agrupados los documentos que son iguales (del mismo tipo)- el chiste de Forges es bastante ilustrativo – El sistema de organización funcional es el que mejor responde a todas estas.

Habrá quien pueda decirme que el criterio “orgánico” –clasificar según el órgano (o persona) que genere el documento es el adecuado. Pensad en los continuos cambios que se producen en ayuntamientos, consejerías y ministerios. Tan pronto tenemos una consejería (o concejalía) de infraestructuras como de obras; servicios sociales está unido a sanidad o a régimen interior; ect. ¿Y si no sabemos o recordamos su nombre?

Un ejemplo más claro: quizás no recordemos el nombre de quien fue gerente o director de un banco, hospital o empresa en tal fecha pero estamos seguros de que siempre existe  un cargo directivo (función de dirección) . Así que será más lógico utilizar este último a la hora de establecer los criterios. Recordad que la clasificación es la llave que nos permite entrar en casa (o localizar los documentos que necesitamos)

Separar el grano de la paja

Creé este blog entre otros motivos porque de forma paulatina el trabajo se iba filtrando en el otro, que gira en torno a los libros y la lectura. Intentaba separar ambos mundos; intento inútil porque, tal como comentaba aquí y aquí, se entremezclan continuamente.

A veces mientras estoy leyendo una novela, encuentro párrafos que me hacen pensar en asuntos relacionados con el trabajo. Eso fue lo que pasó con Ángulo de Reposo, de Wallace Sterne (un excelente libro, que aprovecho para recomendarles) en más de una ocasión.

La cita que transcribo a continuación me hizo sonreir y asentir porque es algo que todo investigador (o historiador) sabe pero que en muchas ocasiones sorprende -y desalienta- a quienes se enfrentan por primera vez a un trabajo de este tipo.

He oído a editores (…), quejarse de que tiene que leerse un centenar de
originales malos para encontrar uno bueno. Como yo he practicado el oficio de la
Historia, no me dan ninguna pena. Un historiador tiene que mirarse mil
documentos para encontrar un dato que le sea útil. Si trabaja con
correspondencia, como yo ahora, y con la correspondencia de una mujer, para
empezar, para dar con sus islotes de información tendrá que ir vadeando una
desalentadora ciénaga de recetas, detalles sobe quehaceres domésticos,
enfermedades infantiles, visitas sin importancia, conversaciones intrascendentes
con personas desconocidas para el historiador y la relación de lo que hizo ayer
quien escribe la carta.

(Sterne, Wallace: Ángulo de Reposo)

No es lo mismo

Trataré de explicar de la forma más clara y menos aburrida posible que, tal como dice el título, archivos, bibliotecas, colecciones (y centros de documentación) no son lo mismo aunque puedan tener puntos en común.

Comencemos por repasar lo que es un ARCHIVO y para ello recurro a la definición de la R.A.E: 1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades (De la ordenación, u organización, nos ocuparemos en la próxima entrega)
También nuestra ilustre Academia recoge esa idea de involuntariedad de la que había hablado. El documento es un “efecto secundario” de la actividad que se realiza. Cuando compro una vivienda, mi objetivo y mi voluntad está en la adquisición del piso (actividad) no en la escritura de compraventa (documento producido)

Recurramos de nuevo a la R.A.E. para ver las definiciones de COLECCIÓN: 1. f. Conjunto ordenado de cosas, por lo común de una misma clase y reunidas por su especial interés o valor. Colección de escritos, de medallas, de mapa
Y BIBLIOTECA: 1. f: Institución cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación, estudio y exposición de libros y documento
Si nos fijamos en los verbos que emplea en ambas definiciones – reunir, para la colección y adquirir,para las bibliotecas- vemos que ambos indican voluntad. Decido comprar este libro, esa fotografía o aquel mapa.

He aquí la primera y más importante diferencia entre archivos, bibliotecas y colecciones (podemos incluir los centros de documentación). En el caso del documento el objetivo de la persona es la actividad X, (por eso se habla del principio de espontaneidad). Por el contrario, en las bibliotecas y colecciones el objetivo es el propio libro, mapa, fotografía o elemento sobre el que verse la colección.

Otra diferencia que me parece fundamental es la forma en que la información está contenida en uno u otro lugar. Quiero hacer hincapié en ello porque es un problema al que me enfrento con frecuencia.
Buscando la forma de explicárselo a unos chavales del instituto que visitaban el archivo, se me ocurrió recurrir a un ejemplo culinario. Les dije:
"imaginaros que queréis comer bizcocho y venís aquí en busca de él. Lo que os encontraríais sería el azúcar, los huevos, la harina, …. Los ingredientes para elaborarlo y seríais vosotros quienes tendríais que hacerlo. "
Siguiendo con el ejemplo del bizcocho, (que representa la información que estamos buscando) en la biblioteca encontraríamos el bizcocho entero y tendríamos que partirlo en rebanadas para poder comer las que quisiéramos. Por su parte, en el centro de documentación, nos encontraríamos con que el bizcocho no solo está ya hecho sino además troceado con lo que podemos elegir la rebanada que más nos guste (o interese)
Como no quiero resultar pesada aquí lo dejo. Espero que os hayan quedado claras que NO ES LO MISMO un archivo, que una biblioteca, una colección o un centro de documentación.

(Imagen tomada de aquí)

Archivera, que no archivadora

Recupero el que iba a ser el comienzo de mis memorias laborales y que explica, con algo de humor, los problemas a que me enfrento (nos enfrentamos quienes trabajamos en archivos) cuando tenemos que explicar cual es nuestra profesión:

(...) Y para empezar se me ha ocurrido ir a los problemas de identidad que mi profesión me genera. Al modo de las reuniones de alcohólicos que vemos en las películas americanas yo tendría que decir: Hola, me llamo L. y soy archivera. AR-CHI-VE-RA; ni “archivadora” ni “archivadera”, ni “la del registro”; tampoco dirijo el” Registro” ni “Archivos”. Estas son las denominaciones más habituales y me temo que la forma correcta es la menos frecuente.

Esta soy yo diciendo: SOY ARCHIVERA, AR-CHI-VE-RA Pero los “problemillas de definición” se mantienen fuera del horario laboral, cuando, por algún motivo tengo que indicar mi profesión. Aún recuerdo cuando hace algunos años decidí solicitar una tarjeta de unos grandes almacenes (esos en que todos pensamos)- Había que cubrir unos formularios y facilitar un montón de datos – lo del papeleo no es patrimonio exclusivo de la administración-. Al llegar al punto en que me preguntaron: ¿profesión? Contesté: archivera - ¡lo que soy! - No sé si harán cargo de la cara de extrañez de la persona que me atendía: ¿Cómo? Volví a repetir: archivera, trabajo en un archivo en (nombre de la administración en que trabajo) Tras oír mi aclaración, su rostro se relajó algo y la casilla correspondiente quedó cubierta de la siguiente forma: Funcionaria. Me sentí como el del anuncio cuando dice: ¡Vale! ¡Admito pulpo como animal de compañía! (Sobre esto del funcionariado volveremos en otro post, capítulo o lo que sea)

No se crean que esto acaba aquí. La misma reacción de desconcierto que tuvo el empleado o empleada del Corte Inglés (y no estoy siendo políticamente correcta y utilizando un lenguaje de género sino que no recuerdo si era hombre o mujer) suele producirse cuando conozco a alguien. Algunos son sinceros y me preguntan algo que traducido vendría a ser: Vale, pero ¿qué es lo que haces en el archivo? Otros confunden el archivo con la biblioteca; a ellos les diré que ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS, JUNTOS PERO NO REVUELTOS. Somos profesiones y tenemos objetivos distintos, aunque podamos tener parcelas comunes. Por último están los que no preguntan, más porque no se atreven que porque tengan una idea clara de a lo que me dedico.

¿Cuál es la conclusión que se extrae de todo esto? Pues que salvo familiares y amigos cercanos de quienes nos dedicamos a los archivos, el resto no suele tener ni idea de lo que significa nuestro trabajo. Lo que nos lleva a establecer una nueva conclusión: Los archivos, por desgracia, siguen siendo algo completamente desconocido para la mayor parte de la gente. Mientras no consigamos que los sientan como algo cercano ¡Seguiremos con muchos de los problemas que nos aquejan!

Para terminar y relajar un poco este tono de sermón que me salió, un par de anécdotas que reflejan la imagen que se tiene de los archivos:
Cuando me hice cargo del archivo –hace muchos, muchos años -había destinada al mismo una limpiadora cuya máxima era “¡Bah!, en los archivos siempre hay polvo “. En compensación, se dedicaba a “brillar” el teléfono y a pulverizar con ambientador las dependencias del archivo, con tanto ahínco que alguna vez me sentí como si me estuvieran fumigando.

Hace bastante menos, un trabajador municipal, dijo de mí, aludiendo a mi forma de vestir, que “[…] no parece una archivera.” Y su halago, que como tal fue dicho, me hace pensar en la imagen estereotipada que sale en las películas. (Durante el traslado del archivo, vestida con una especie de esquijama gris y una bata azul claro, del estilo que usan en algunas tiendas y empresas de limpieza, tampoco lo parecía. Pero de eso hablaremos otro día)

Archi¿Qué?

Dicen que el primer paso es el más difícil; no estoy de acuerdo. Pienso que lo es mucho más el segundo, porque ¿Cómo sigo? ¿De qué hablo? ¿Comienzo con alguno de esos planos de tela que me fascinan? ¿Quizás alguna foto de uno de esos edificios de principios del S.XX que aún se mantienen en pie? –Por ejemplo, ese que veo cada día al venir a trabajar, de estilo modernista.- ¡Pero, no! ¡Mejor empezar por el principio!

Supongo, no sé que les parecerá a ustedes, que, ya que pretendo que el archivo deje de ser algo completamente desconocido y alejado de la gente “corriente”, el principio debe ser precisamente ese: hablarles de que es.

Aunque pueda parecer contradictorio comenzaré por decir LO QUE NO ES un archivo: NO ES una colección de documentos; TAMPOCO  un montón de papeles viejos; NI el lugar al que se envían los papeles cuando nos desbordan en la oficina., NO ES un almacén, TAMPOCO un lugar oscuro y polvoriento al que acuden únicamente investigadores, … y así podría seguir.

Veamos entonces lo QUE ES. Si recurro a la Ley de Patrimonio Histórico Español y digo que es el Conjunto de documentos generados por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el desarrollo de su actividades(…). Ustedes dirán ¿Y…? Así que voy a explicárlo de otra forma: TODOS y digo bien, todos, cada día, realizamos diversas actividades que se reflejan y dan lugar a documentos: la compra de una casa (firma de la escritura, solicitud de una hipoteca y pago de los recibos correspondientes), estudios propios o de los hijos (matrícula, títulos académicos, boletines de notas, ….). La posesión del coche ya implica la necesidad de contratar un seguro (un documento), pagar el impuesto de circulación (otro documento), revisiones y/o reparaciones en el taller (nuevos documentos).

Dos de las características que definen a los documentos de archivo son la espontaneidad y la unicidad. Estoy viendo de nuevo ese gesto de extrañeza. Volvamos al ejemplo de la vivienda; el acto voluntario es la compra de la misma y la escritura de compraventa y propiedad es resultado espontáneo, no buscado- de dicho acto - en este caso la compra. -Esta característica es la que marca la diferencia, (existen otras), fundamental con respecto a las bibliotecas, centros de documentación o colecciones. Hablaremos sobre ello y también los puntos que tienen en común-.

Vayamos ahora a la segunda característica: la unicidad. Cuando compro la casa, firmo la escritura de compraventa, de la que luego podré obtener copias. Pero la escritura original es UNA.(Ya, ya sé que en estos tiempos de procesadores de textos y documentos electrónicos resulta un concepto algo confuso. En algún momento volveremos sobre ello)

  Hasta aquí esta primera entrega; he intentado hacer que la levedad de este ser no resultara insoportable. Por ese mismo motivo, la próxima será una historia del concejo.