Errores frecuentes

Aunque los archivos van ganando cada vez más visibilidad, siguen existiendo muchos errores y tópicos en torno a ellos. Se me ha ocurrido enumerar (y rebatir)  algunos de los más comunes.

1. Uno de los primeros y más frecuentes es considerar que archivos y bibliotecas vienen a ser lo mismo. Aquí decía que No es lo mismo.

2. Equiparar el documento de archivo al documento en papel. Eso lleva a considerar que la implantación de la administración electrónica implica la desaparición de la figura del archivero. Todo lo contrario, tal como comentaba en ¿En peligro de Extinción?

3. Otro error con el que me he encontrado en más de una ocasión –hace unos meses la entonces auxiliar del archivo, me preguntaba sobre ello- es confundir la clasificación con la instalación de los fondos en el depósito. La próxima entrada del blog estará dedicada a este asunto.

4. El archivo es solo para los investigadores. Es curioso que se tenga esa percepción cuando los hechos (o las estadísticas) demuestran que un porcentaje importante de los usuarios de los archivos municipales (y de muchos históricos) lo son por motivos legales o administrativos.

5. La imagen que se tiene de los archiveros también es completamente equivocada; llena de tópicos, como señalaba en Así somos, así nos ven. Se nos ve un poco como a Gollum en  El señor de los anillos; encerrados en sótanos, encorvados sobre “papeles”” y que no queremos compartir con nadie y anclados en el pasado. Nada más alejado de la verdad, el sentido del trabajo del archivero es precisamente el facilitar el acceso a esos documentos para que puedan cumplir su función.

6. Otro error con el que me he encontrado frecuentemente es el convencimiento de muchos usuarios de que la información que buscan está “perfectamente envasada” esperando por ellos; al contrario, no solo no está elaborada -vuelvo al ejemplo que citaba en No es lo mismo,- sino que hay que revisar y consultar muchos documentos para encontrar lo que necesitamos y separar el grano de la paja.

No son estos los únicos errores y tópicos relacionados con el mundo de los archivos pero tampoco se trata de hacer una recopilación exhaustiva. Otro día volveremos sobre ello.

Visitando el Palacio de los Selgas

  La semana pasada hablaba sobre la importancia de la comunicación y de explicar el por qué de determinadas actuaciones que, en caso contrario, pueden parecer arbitrarias. El sábado viví en propia carne (y desde el lado del usuario) dicha experiencia.

Uno de los bodegones expuestos

  Después de dos meses en que por uno u otro motivo no encontraba el momento, el sábado por la tarde fui a visitar la exposición sobre Luis Meléndez .Bodegones para el Principe de Asturias- organizada por  el Museo del Prado  dentro del convenio de colaboración con la Fundación Selgas-Fajarde. (Además de la exposición, la visita incluye un recorrido por los jardines, el interior del palacio y el museo de educación)



Jardín francés



   Leyendo las normas de acceso pensaba que era un milagro que nos dejaran entrar. No se puede pasar con cámaras, teléfonos móviles, objetos punzantes (se considera tal un bolígrafo); el bolso hay que dejarlo en el coche o la taquilla; en el interior del palacio además de las calzas que debes ponerte al entrar, no puedes caminar por fuera de la moqueta… Tienes la impresión de que preferirían no recibir visitantes y el carácter adusto de la empleada de recepción no ayuda a disipar esa sensación.

 De los que más me gustó

  Cuando entramos a visitar el palacio la empleada que estaba allí, nos explicó el por qué de las medidas –uso de “patucos” al mismo tiempo que debíamos caminar por el pasillo de moqueta. El suelo de madera (una preciosidad, por cierto) fue instalado artesanalmente, pieza a pieza, creando diversos motivos decorativos; hoy en día sería  imposible encontrar un artesano que fuera capaz de repararlo, si sufriera algún daño.

  He aquí un ejemplo claro de lo que la semana pasada comentaba. Frente a la simple enumeración de las normas, que hacen que te sientas molesta, la explicación de la segunda empleada y su amabilidad, te hacen no solo entender el por qué sino cumplirlas de mucha mejor gana.

  Aprovecho para recomendarles la visita. No solo por la exposición, sino porque es una oportunidad para visitar esta villa que lleva varios años cerrada y que no se sabe cuando volverá a reabrir al público. Tienen de plazo hasta el próximo domingo 23.

La importancia de la comunicación

  Hace unos días, en la copistería, mientras me hacían unas fotocopias, no pude evitar intervenir en una conversación. Otra de las chicas le preguntó a un señor al que estaba atendiendo si las fotocopias de DNI –iba a realizarlas en ese momento- eran para presentar en algún “sitio” (organismo). Como la respuesta fue afirmativa, le señaló que en ese caso mejor no recortarlos pues “podrían darle la vuelta”.

  Extrañeza por parte del señor (y mía) quien comentó que el día anterior en el ayuntamiento de Gijón no le había sucedido nada de eso. La respuesta de la chica fue, como era de esperar, “porque has dado con alguien agradable.”. Asentimiento del señor y, también como era de esperar, posterior diatriba sobre la “burocracia

  Fue en ese momento cuando intervine en la conversación para decir que, aunque nunca hubiera dado la vuelta a alguien que me presentara una fotocopia de DNI recortada (también lo encuentro una desmesura), es cierto que resulta preferible la hoja entera. Por un lado, evita la posibilidad de extravío del DNI (sé por experiencia lo volátil que puede ser en ese formato) y además, en el caso bastante frecuente de que sea necesario compulsarlos, se carece de espacio donde poder poner el sello y la firma del funcionario.

  El señor argumentó, con mucha lógica, que eso era fácil (de asumir) para alguien que tratara de manera habitual con la administración: abogados, gestores, … pero se te escapa cuando no es así. Las chicas de la fotocopiadora me confirmaron que había habido más de un caso en que les habían dado la vuelta (no sé de que administración se trataba) y que desde el ayuntamiento les habían pedido que, a ser posible, dejaran toda la hoja.

  Salí de allí pensando que una de las causas por los que quienes trabajamos en la administración tenemos tan mala fama es porque fallamos en la COMUNICACIÓN; no sabemos explicar el porqué de algunas actuaciones. En este caso concreto el motivo de que sea preferible presentar la fotocopia del DNI sin recortar.

  Recordaba también una vez en que mi cuñada comentaba ofendida que había ido a alguna dependencia, creo que del INNS, y que a su petición le habían respondido con un _¿Para qué lo quiere? Respuesta típica: _deberías haberle dicho que para ****. Lo cierto es que la pregunta no escondía (o no tenía por que esconder) desgana o impertinencia. Si alguien viene al archivo y me pide un certificado de empadronamiento haré la misma pregunta; si lo quiere para matricular al niño en el colegio, no se necesita justificar antigüedad y se expide en otra oficina.

  Nos encontramos de nuevo con una actuación correcta en el fondo pero que genera críticas porque no se han explicado los motivos de la misma. Funcionarios y empleados públicos de España, si queremos que la percepción que el ciudadano tiene de nosotros cambie, no solo debemos trabajar, que ya lo hacemos, sino también procurar mejorar nuestra forma de comunicarnos con ellos.

Mirar sin ver

  Esta primera entrada tras las vacaciones es en realidad una fe de erratas. En la parte final del artículo sobre la historia del parque Dorado (Un paseo en el tiempo) decía que la locomotora que había ocupado el sitio de la pajarera había sido trasladada al MUSI. ¡Craso error!

La locomotora en su lugar actual

  Tal como me hizo constar J.Soldevilla y pude comprobar yo misma, la máquina  sigue en el Parque Dorado, aunque en una de sus esquinas, compartiendo sitio con el minigolf. Lo más curioso es que por ese lugar paso con cierta frecuencia, y lo había hecho unos días antes de escribir el artículo. ¿Cómo pudo pasarme desapercibida? Porque, tal como señala el título, pasé por allí mirando sin ver.

  Cuando pasamos por escenarios muy conocidos o familiares no solemos prestar atención y así nuestra capacidad de observación es poca o ninguna. Aprovecho la ocasión no solo para corregir el error sino para aconsejar que de vez en cuando nos molestemos en VER además de mirar. Seguro que descubrimos más cosas interesantes en nuestros escenarios diarios de lo que imaginábamos.

  La información sobre el traslado de la locomotora al MUSI la obtuve en internet y con las prisas la dí por buena. He aquí la confirmación de que, tal como les insistía a los alumnos del taller, no todo lo que nos dice Google es cierto
 

  Sirva esta fe de erratas no solo para dar cuenta del error en el texto del artículo sino para recordar que:

1. Debemos prestar más atención a lo que nos rodea por conocido que sea.
2. No todo lo que aparece publicado en internet es correcto.

(fotografía sacada de aquí)