Perdiendo los papeles

Es difícil escribir con sencillez y amenidad sobre cuestiones “técnicas” relacionadas con los archivos; probablemente por ello llevo casi desde el inicio del blog sin hacerlo. No quiero demorarlo más y hoy voy a hablar sobre algo que es la base sobre la que se asienta cualquier archivo (o proyecto de gestión documental) La organización

El diccionario de la R.A.E. define organización como: 1. Acción y efecto de organizar u organizarse 3. Disposición, arreglo, orden. Es por esta segunda acepción por la que normalmente hablamos de “ordenar papeles” cuando en realidad nos referimos a organizarlos o clasificarlos.

Es un error común pensar que la documentación en el archivo se organiza por materias, al estilo de las bibliotecas. A las diferencias entre ellas y los archivos de las que habíamos hablado añadimos una nueva: bibliotecas y centros de documentación se organizan según un sistema de clasificación predefinido la Clasificación Decimal Universal en las bibliotecas o los thesauros en los centros de documentación-

En los archivos el sistema de clasificación se crea a “posteriori”, tras estudiar la documentación y teniendo en cuenta los principios de procedencia (quien genera el documento) y el respeto al orden original (la forma en que se crean). Es el archivo quien manda; tenemos que escucharle. Digamos que el cuadro de clasificación es como el mapa que nos permite orientarnos en el territorio que son los fondos documentales.

¿Qué requisitos debe tener el sistema de clasificación? Debe ser estable, no podemos estar cambiando continuamente el criterio pues eso llevaría a confusión o pérdidas de documentación; debe ser objetivo -no se trata de que implante un sistema creado por mí que el resto desconoce y tan solo yo sé manejar. Debe ser accesible, para que cualquiera persona pueda manejarlo. Siempre pongo el ejemplo de la guía telefónica; todos la sabemos manejar porque cumple los requisitos antedichos.

Al pensar en los criterios de clasificación debemos buscar además un sistema que nos facilite disponer con rapidez de la documentación y tener agrupados los documentos que son iguales (del mismo tipo)- el chiste de Forges es bastante ilustrativo – El sistema de organización funcional es el que mejor responde a todas estas.

Habrá quien pueda decirme que el criterio “orgánico” –clasificar según el órgano (o persona) que genere el documento es el adecuado. Pensad en los continuos cambios que se producen en ayuntamientos, consejerías y ministerios. Tan pronto tenemos una consejería (o concejalía) de infraestructuras como de obras; servicios sociales está unido a sanidad o a régimen interior; ect. ¿Y si no sabemos o recordamos su nombre?

Un ejemplo más claro: quizás no recordemos el nombre de quien fue gerente o director de un banco, hospital o empresa en tal fecha pero estamos seguros de que siempre existe  un cargo directivo (función de dirección) . Así que será más lógico utilizar este último a la hora de establecer los criterios. Recordad que la clasificación es la llave que nos permite entrar en casa (o localizar los documentos que necesitamos)